Des nouvelles sur les Archives de la Province

Les archives de la Province du Proche-Orient et du Maghreb, plus communément nommées Archives de la Province du Proche-Orient, ARPRO, se trouvent actuellement à l’aile nord du 3ème étage de de la résidence Saint-Joseph, Achrafieh, Beyrouth.
Les archives conservent des documents à garder qui ne sont plus nécessaires à la Curie  provinciale pour le gouvernement actuel, mais qui restent valables comme un instrument de consultation indispensable au Père Provincial et à ses collaborateurs dans l’exercice de leurs fonctions, voire même aux supérieurs des communautés et aux directeurs des œuvres de la Province. Dans ce sens les archives sont au service de la mémoire à court et long terme de la Province du Proche-Orient. Leur bon ordre et les conditions matérielles de leur conservation sont donc une exigence.L’administration des archives est assurée par une équipe de travail sous la responsabilité du Socius du Père Provincial actuellement composée de :
Père Louis Boisset, archiviste,
Père Frans Berkemeijer, archiviste adjoint
Monsieur Christian Taoutel, conseiller pour la conservation des documents (volontaire)

La plupart des documents datent d’après le retour de la Compagnie au Proche Orient en 1831 jusqu’à aujourd’hui, mais beaucoup de documents essentiels sur les communautés et des œuvres avant l’indépendance de la Vice-Province en décembre 1957 se trouvaient dans les archives de la province de Lyon, dont la mission jésuite du Proche Orient dépendait. Celles-ci ont été transférées ensuite aux Archives centralisées de la Province Francophone d’Europe à Vanves.

Malheureusement la coordination entre les Archives centralisées de la province et les archives régionales des pays différents de la Province du Proche Orient et du Maghreb, voire celles des diverses communautés n’a jamais été règlementée. Donc pour connaitre l’histoire de la Compagnie en Egypte, il faut aller consulter les Archives au Caire. Les archives du Maghreb se trouvent à Vanves.

Puisqu’il s’agit des documents internes à l’administration de la Compagnie de Jésus, ces archives ne sont pas publiques. En tant que mémoire de la Compagnie au Proche-Orient elles offrent cependant des ressources précieuses pour des historiens et des chercheurs que l’on ne trouve rarement ailleurs. Depuis St Ignace jusqu’au temps du computer tous les jésuites et les communautés et les œuvres étaient obligées d’envoyer régulièrement des rapports écrits sur leur vie et leurs activités apostoliques au Père Provincial et au Père Général. Il en est résulté que les Archives sont devenues une mine de données, non pas seulement sur les activités apostoliques de la Compagnie de Jésus mais aussi sur la vie quotidienne des pays où les jésuites faisaient des missions diverses.  Aussi certains dossiers, selon le jugement de l’équipe archiviste en dialogue avec la Curie  provinciale, peuvent-ils être mis à la disposition des chercheurs pour une consultation sur  place vu leur intérêt pour une connaissance du Liban et du Proche Orient.

La rédaction d’un règlement intérieur et d’un protocole de consultation est cependant nécessaire et urgente, parce qu’un certain nombre de documents importants ont disparu. En s’inspirant du protocole des Archives à Vanves l’équipe des Archives à Beyrouth vient d’établir un protocole que l’on devrait présenter au Père Provincial pour son approbation.
Un autre défi actuel est d’encourager les régions, les communautés et les œuvres à avoir quelqu’un qui tient le diaire, les rapports des consultes et qui écrit l’histoire de la région, des communautés et des œuvres, bref un archiviste. En plus il s’agit de clarifier et d’améliorer la relation des archives centralisées à Beyrouth avec les archives de la Curie  provinciale, avec celles de l’économat, avec celles des régions et des communautés, (c’est-à-dire définir le rôle de chacune, leurs relations mutuelles et qui en est responsable, et quels documents, photos ou objets doivent être transférés aux archives provinciales centralisées). Dans l’avenir il faudrait prévoir des réunions avec un représentant des archives régionales de tous les pays différents de la Province du Proche Orient et du Maghreb afin d’assurer une coordination nécessaire entre ces archives régionales et celles de toute la Province.

Le plus sensible est certes de définir quels documents restent à la Curie  tant que nécessaires pour le gouvernement actuel et ceux qui doivent trouver leur place dans les archives centralisées de la Province, et après combien d’années ils peuvent être consultés par des chercheurs non-jésuites.

Dans le cadre de la convention renouvelée entre la Compagnie de Jésus et l’Université Saint-Joseph concernant la Bibliothèque Orientale, les Archives pourront mettre certaines de leurs ressources à la disposition de la B.O., de même qu’elles seront susceptibles de bénéficier de l’espace et des compétences techniques de la B.O. et sa photothèque. Un accord précis est souhaitable pour chaque cas de collaboration.

Il est à noter que le classement d’archives personnelles de jésuites décédés au cours des quinze dernières années reste inachevé. Donc ce qui préoccupe en priorité les archivistes actuels ce sont des documents, des photos et d’autres objets provenant de jésuites décédés au cours des quinze dernières années et, de les classer, après leur tri et leur nettoyage, à la salle des archives personnelles et les enregistrer avec un code dans le catalogue de l’archiviste.

Vérifier avec le Père Socius et le responsable de la bibliothèque de la résidence au 6^ème étage, quelles seraient les publications qui s’y trouvent susceptibles d’être utiles aux archives, pour compléter par exemple :
= Catalogues reliés de la Compagnie de Jésus au Proche Orient
= Catalogues de la Province de France, et de Pays-Bas
= Acta Romana= Bulletins POI (Proche-Orient information) et d’autres bulletins d’information sur les diverse régions et des œuvres.
= etc.

Il est nécessaire, voire urgent de scanner et numériser tous les documents qui se trouvent dans les Archives et mettre ces documents scannés dans un computer d’une façon organisée et codifiée qui permette de les retrouver, de les consulter ou de les photocopier en parallèle avec les documents originaux.
Autrefois toutes les nouvelles des jésuites étaient imprimées sur papier, et donc assez faciles à garder et à classifier. Or maintenant la plupart des nouvelles nous sont communiquées par l’internet, il n’est pas clair qui est responsable de leur classification et leur sauvegarde!

En plus où et comment stocker ces nouvelles formes d’archivage : les photos (dûment datées, avec mention des noms des personnes sur le dos, sinon, après trente, quarante ans, on ne sait plus qui est/sont représentés), les données numérisées, comme les floppies, les CDs, les disquettes, et  les USB-clefs, etc. ??? Or actuellement tout est entassé pêle-mêle dans une des armoires et malheureusement un certain nombre ne sont plus ouvrables à cause des changements continuels des appareils d’enregistrement numériques.
Ce domaine pourrait être le terrain d’une collaboration avec l’USJ, en particulier le bureau des Archives de l’USJ, et avec la Bibliothèque Orientale, qui jouit d’une solide expertise dans le traitement des manuscrits et des photographies.

Enfin  où stocker les nouveaux dossiers ? Plusieurs armoires, voire les dossiers même sont surchargés et archipleins, si bien qu’ils se déchirent par l’impossibilité de recevoir de nouvelles informations. Et ce qu’on y met, devient parfois introuvable. C’est pourquoi l’équipe des archivistes propose un réaménagement des locaux actuels avec des armoires adaptées, des instruments de reproduction et de numérisation des documents, un AC 24 h. sur 24, etc. sous la direction d’un expert. Ceci n’est pas seulement souhaitable, mais nécessaire pour assurer la sauvegarde des documents.

Cela suppose de faire un budget provisoire en argent et en temps de toutes ces taches souhaitables et pour cela il faut élaborer une stratégie adaptée pour trouver des fonds.

Pr. Frans Berkemeijer, S.J.